Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Überlassung der Software „Kravex Vertriebs-Cockpit" als Software as a Service sowie für die dazugehörigen Dienstleistungen

Anbieter: Kravex — Inhaber Alexander Krüchting, Tenbusch 17, 48691 Vreden (nachfolgend „Kravex") Stand: August 2026

§ 1 Geltungsbereich, Kundenkreis

1. Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen Kravex und dem Kunden über die Nutzung der Software „Kravex Vertriebs-Cockpit" (nachfolgend „Software") sowie über damit zusammenhängende Leistungen wie Ersteinrichtung, Einweisung und Support. 2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern kommt nicht zustande. 3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn Kravex ihnen nicht ausdrücklich widerspricht oder in Kenntnis der Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt. 4. Individuelle Vereinbarungen in Textform gehen diesen AGB vor.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. Kravex stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service). Die Software wird auf Servern in Deutschland betrieben; eine Überlassung des Programmcodes oder eine Installation beim Kunden erfolgt nicht. 2. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Paket (Basis, Profi, Enterprise) sowie den dafür freigeschalteten Modulen. Maßgeblich sind die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Leistungsbeschreibung auf kravex.de sowie die Auftragsbestätigung. 3. Kravex erstellt keine Rechnungen für den Kunden gegenüber dessen Kunden und ersetzt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Lohnsoftware. Die Software erfasst und dokumentiert Daten; die Prüfung und Verwendung dieser Daten obliegt dem Kunden. 4. Rechtsnatur: Die Bereitstellung der Software gegen laufendes Entgelt richtet sich nach Mietrecht (§§ 535 ff. BGB), soweit in diesen AGB nichts anderes bestimmt ist. Ersteinrichtung, Einweisung und sonstige Zusatzleistungen sind Dienstleistungen (§§ 611 ff. BGB), soweit nicht ausdrücklich ein Werkerfolg vereinbart wurde.

§ 3 Vertragsschluss

1. Die Darstellung der Pakete auf der Website ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots. 2. Der Vertrag kommt zustande, wenn Kravex die Buchung des Kunden in Textform bestätigt oder die Zugänge bereitstellt. 3. Vertragssprache ist Deutsch. Der Vertragstext wird von Kravex gespeichert.

§ 4 Demo-Zugang

1. Kravex kann dem Kunden einen zeitlich befristeten Demo-Zugang (in der Regel 14 Tage) mit Beispieldaten bereitstellen. Der Demo-Zugang ist unentgeltlich und begründet keinen Anspruch auf Verfügbarkeit, Support oder bestimmte Funktionen. 2. Der Demo-Zugang endet automatisch mit Ablauf der Frist, ohne dass es einer Kündigung bedarf; es entstehen keine Kosten und kein Folgevertrag. 3. Im Demo-Zugang dürfen keine echten personenbezogenen Daten Dritter erfasst werden. Die Demo-Umgebung ist ausschließlich zum Ausprobieren mit den bereitgestellten Beispieldaten bestimmt. 4. Daten aus dem Demo-Zugang werden nicht in einen späteren Produktivvertrag übernommen. Nach Ablauf werden Demo-Mandant und Demo-Daten vollständig gelöscht.

§ 5 Leistungsumfang, Änderungen, Verfügbarkeit

1. Nutzer und Speicher: Je Paket ist eine Höchstzahl an Nutzern und ein Speicherkontingent enthalten (Basis: 5 Nutzer / 5 GB, Profi: 15 Nutzer / 5 GB, Enterprise: 30 Nutzer / 10 GB). Wird das Kontingent überschritten, vereinbaren die Parteien einen Wechsel in das nächsthöhere Paket oder eine Erweiterung gegen gesondertes Entgelt. 2. Weiterentwicklung: Kravex entwickelt die Software laufend weiter und darf Funktionen ändern, ergänzen oder in anderer Form bereitstellen, solange der vertraglich geschuldete Leistungsumfang dadurch nicht wesentlich eingeschränkt wird. Wesentliche Einschränkungen kündigt Kravex mit einer Frist von sechs Wochen in Textform an; dem Kunden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Änderung zu. 3. Verfügbarkeit: Kravex schuldet eine Verfügbarkeit der Software von 98 % im Jahresmittel, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums zum Internet. Nicht als Ausfallzeit gelten: angekündigte Wartungsarbeiten, Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs von Kravex (insbesondere Internetanbindung des Kunden, Störungen bei Vorlieferanten, höhere Gewalt) sowie Zeiten, in denen die Software wegen eines vom Kunden zu vertretenden Umstands nicht erreichbar ist. 4. Wartung: Planmäßige Wartungsarbeiten führt Kravex nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt sie, soweit zumutbar, vorab an. Sicherheitsrelevante Maßnahmen dürfen ohne Vorankündigung erfolgen. 5. Support: Kravex leistet Support per E-Mail und Telefon zu den üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 8–17 Uhr, außer an gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen). Ein Anspruch auf bestimmte Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten besteht nur, wenn dies gesondert in Textform vereinbart ist. 6. Sicherung: Kravex erstellt arbeitstäglich Sicherungen des Datenbestands und bewahrt diese zusätzlich außerhalb des Produktivsystems auf. Die Sicherung dient der Wiederherstellung nach technischen Störungen; sie ersetzt keine eigene Archivierung des Kunden (§ 8 Abs. 5).

§ 6 Ersteinrichtung und Zusatzleistungen

1. Die einmalige Ersteinrichtung umfasst die Anlage des Mandanten, die Grundkonfiguration und eine Einweisung. Sie kostet 99 € einschließlich 2 Stunden (Pakete Basis und Profi) bzw. 199 € einschließlich 4 Stunden (Paket Enterprise) und wird auf der ersten Rechnung als eigene Position ausgewiesen. 2. Die Ersteinrichtung erfolgt im Umkreis von 30 km um 48691 Vreden auf Wunsch vor Ort ohne Aufpreis. Bei größerer Entfernung wird eine Fahrtpauschale von 0,50 € je Kilometer ab dem 30. Kilometer (einfache Strecke, hin und zurück) berechnet; alternativ erfolgt die Einrichtung per Video-Termin. 3. Über die enthaltenen Stunden hinausgehende Leistungen (weitere Schulungen, Datenübernahme, individuelle Anpassungen, Vor-Ort-Einsätze) werden nach Aufwand mit 65 € je angefangener Stunde abgerechnet, sofern nichts anderes vereinbart ist. Kravex weist den Kunden darauf hin, bevor zusätzlicher Aufwand entsteht. 4. Vereinbarte Termine, die der Kunde nicht mindestens 24 Stunden vorher absagt, kann Kravex mit dem vorgesehenen Aufwand berechnen. 5. Vermittelt ein Partner den Vertrag und übernimmt die Ersteinrichtung, gelten für Termin und Umfang die Absprachen zwischen Kunde und Partner; die Sätze nach Absatz 2 und 3 finden dann keine Anwendung.

§ 7 Preise und Zahlungsbedingungen

1. Alle Preise verstehen sich in Euro. Kravex nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG; Umsatzsteuer wird nicht berechnet und in Rechnungen nicht ausgewiesen. Entfällt die Voraussetzung der Kleinunternehmerregelung, verstehen sich die Preise ab dem Wechsel zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer; Kravex teilt dem Kunden den Wechsel vorher in Textform mit. 2. Das Nutzungsentgelt ist im Voraus zu zahlen: beim Monatsabo zum Monatsbeginn für den laufenden Monat, beim Jahresabo einmal jährlich im Voraus für die kommenden zwölf Monate. Der erste, angebrochene Monat wird anteilig nach Kalendertagen abgerechnet. 3. Zahlung ausschließlich per SEPA-Lastschrift. Der Kunde erteilt Kravex bei Vertragsschluss ein SEPA-Firmenlastschrift- bzw. SEPA-Basislastschriftmandat und sorgt für die Deckung des Kontos. Die Frist für die Vorabankündigung (Pre-Notification) wird auf einen Tag vor Fälligkeit verkürzt; die Rechnung wird zuvor per E-Mail übermittelt und gilt als Ankündigung. Zahlung per Überweisung ist nur nach gesonderter Vereinbarung in Textform möglich. 4. Scheitert ein Einzug aus einem vom Kunden zu vertretenden Grund (insbesondere mangelnde Deckung, Widerspruch, falsche Bankdaten), trägt der Kunde die anfallenden Bankentgelte sowie eine Bearbeitungspauschale von 7,50 €. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren Schadens vorbehalten. 5. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist Kravex berechtigt, nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Fristsetzung und gesonderter Ankündigung den Zugang zur Software zu sperren, bis der offene Betrag beglichen ist. Der Vergütungsanspruch bleibt für die Dauer der Sperre bestehen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach § 9 Abs. 5 bleibt unberührt. Die Daten des Kunden bleiben während einer Sperre erhalten. 6. Preisanpassung: Kravex darf die Entgelte einmal je Kalenderjahr mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten in Textform anpassen. Steigt das Entgelt um mehr als 5 %, kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens außerordentlich kündigen; auf dieses Recht wird in der Ankündigung hingewiesen. Innerhalb der ersten zwölf Monate eines Vertrags sowie während eines vereinbarten Aktionszeitraums erfolgt keine Anpassung. 7. Aufrechnen kann der Kunde nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen; ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.

§ 8 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

1. Der Kunde benennt einen Ansprechpartner und hält seine Kontakt- und Zahlungsdaten aktuell. 2. Der Kunde ist für seine Zugangsdaten verantwortlich. Zugänge sind personenbezogen und dürfen nicht an mehrere Personen weitergegeben werden. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert der Kunde Kravex unverzüglich. 3. Der Kunde stellt eine geeignete Internetanbindung und geeignete Endgeräte mit aktuellem Browser bereit. 4. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm eingestellten Inhalte und Daten frei von Rechten Dritter sind und dass er zur Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner berechtigt ist. Insbesondere obliegen ihm die Information der betroffenen Personen sowie — soweit erforderlich — die Beteiligung des Betriebsrats, etwa beim Einsatz der Zeiterfassung. 5. Der Kunde ist verpflichtet, seine Daten in einem für ihn zumutbaren Umfang zusätzlich zu sichern, insbesondere durch regelmäßige Nutzung der Exportfunktionen. Diese Obliegenheit besteht unabhängig von den Sicherungen nach § 5 Abs. 6. 6. Die Software darf nicht missbräuchlich genutzt werden, insbesondere nicht zur Speicherung rechtswidriger Inhalte, zur Überlastung der Systeme oder zum automatisierten Massenabruf. Ein Weiterverkauf der Nutzung oder die Bereitstellung für Dritte außerhalb des eigenen Betriebs ist ohne Zustimmung von Kravex nicht gestattet.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

1. Der Vertrag beginnt mit der Bereitstellung der Zugänge. 2. Monatsabo: Laufzeit ein Monat, Verlängerung um jeweils einen weiteren Monat, kündbar mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende. 3. Jahresabo: Laufzeit zwölf Monate, Verlängerung um jeweils zwölf Monate, kündbar mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit. 4. Der Monat, in dem die Kündigung wirksam wird, wird vollständig berechnet; eine taggenaue Erstattung erfolgt nicht. 5. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Kravex liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit einem Betrag in Höhe von mindestens zwei Monatsentgelten in Verzug ist oder wiederholt erheblich gegen § 8 verstößt. 6. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).

§ 10 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

1. Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit über die vorhandenen Exportfunktionen ausgeben. 2. Nach Vertragsende stellt Kravex dem Kunden auf Anforderung innerhalb von 30 Tagen einen vollständigen Export seiner Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Tabellen sowie hinterlegte Dokumente/Fotos) bereit. Die Bereitstellung ist einmalig kostenfrei. 3. Nach Ablauf von 30 Tagen nach Vertragsende löscht Kravex die Daten des Kunden vollständig, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sicherungen werden im Rahmen der üblichen Aufbewahrungszyklen überschrieben.

§ 11 Datenschutz

1. Verarbeitet Kravex im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten, für die der Kunde Verantwortlicher ist, geschieht dies ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeitung. Die Parteien schließen dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der als Anlage Bestandteil dieses Vertrags ist. 2. Kravex setzt Unterauftragsverarbeiter ein; diese sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt. Der Kunde stimmt dem Einsatz zu; Änderungen werden nach den dortigen Regelungen angekündigt. 3. Für die eigene Datenverarbeitung von Kravex (etwa Vertrags- und Abrechnungsdaten) gilt die Datenschutzerklärung unter kravex.de/datenschutz.

§ 12 Nutzungsrechte

1. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Software im vereinbarten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. 2. Alle Rechte an der Software, ihrer Gestaltung, den Dokumentationen und der Marke „Kravex" verbleiben bei Kravex. Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes besteht nicht. 3. An den vom Kunden eingestellten Daten erwirbt Kravex keine Rechte über das zur Vertragserfüllung Erforderliche hinaus. 4. Anregungen des Kunden zur Weiterentwicklung darf Kravex ohne Vergütung umsetzen und allgemein verfügbar machen, sofern damit keine vertraulichen Informationen offengelegt werden.

§ 13 KI-gestützte Funktionen

1. Im Paket Enterprise stehen KI-gestützte Funktionen zur Verfügung (Assistent, Diktat von Einsatzberichten, Erkennung von Visitenkarten und Belegen). 2. Die Ergebnisse werden automatisiert erzeugt und können unvollständig oder fehlerhaft sein. Der Kunde ist verpflichtet, KI-erzeugte Inhalte vor ihrer Verwendung zu prüfen. Kravex übernimmt keine Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit dieser Ergebnisse. 3. Zur Verarbeitung werden die eingegebenen Inhalte an einen Anbieter mit Sitz in den USA übermittelt; Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde stellt sicher, dass er keine Inhalte eingibt, deren Übermittlung ihm untersagt ist. 4. Kravex kann die Nutzung der KI-Funktionen mengenmäßig begrenzen, wenn eine Nutzung deutlich über dem üblichen Umfang liegt; der Kunde wird vorher informiert.

§ 14 Gewährleistung

1. Kravex gewährleistet, dass die Software während der Vertragslaufzeit die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit aufweist, und beseitigt auftretende Mängel innerhalb angemessener Frist. 2. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. 3. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und beschreibt sie so genau, dass eine Nachvollziehung möglich ist. 4. Eine Minderung setzt voraus, dass der Kunde den Mangel angezeigt hat und Kravex ihn nicht innerhalb angemessener Frist beseitigt; das Minderungsrecht wird nicht durch Aufrechnung, sondern durch Rückforderung des überzahlten Betrags geltend gemacht. 5. Unerhebliche Beeinträchtigungen der Nutzbarkeit bleiben außer Betracht.

§ 15 Haftung

1. Kravex haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer Garantie, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. 2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Kravex nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) — also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. 3. Die Haftung nach Absatz 2 ist je Schadensfall auf die Höhe des vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Entgelts begrenzt, insgesamt jedoch auf höchstens 12 Monatsentgelte je Kalenderjahr. 4. Für den Verlust von Daten haftet Kravex bei einfacher Fahrlässigkeit nur bis zu dem Aufwand, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden (§ 8 Abs. 5) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre. 5. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen von Kravex.

§ 16 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt, die Kravex die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen — insbesondere Naturereignisse, Krieg, Streik, Pandemien, großflächige Strom- oder Netzausfälle, behördliche Maßnahmen sowie Ausfälle von Vorlieferanten, die Kravex nicht zu vertreten hat — befreien Kravex für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht. Dauert die Störung länger als sechs Wochen, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag zu kündigen; bereits gezahlte Entgelte für nicht erbrachte Leistungen werden erstattet.

§ 17 Vertraulichkeit und Referenznennung

1. Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich und nutzen sie nur zu Vertragszwecken. Diese Pflicht besteht drei Jahre über das Vertragsende hinaus fort. 2. Kravex darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz (Name, Logo, kurze Beschreibung) nennen. Die Zustimmung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

§ 18 Änderungen dieser AGB

1. Kravex kann diese AGB ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder an geänderte Leistungen erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird. 2. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen.

§ 19 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. 2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist — soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist — der Sitz von Kravex. Kravex ist berechtigt, auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen. 3. Erfüllungsort ist der Sitz von Kravex. 4. Die Abtretung von Ansprüchen des Kunden aus diesem Vertrag an Dritte bedarf der Zustimmung von Kravex in Textform. 5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.