Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website kravex.de und bei der Kontaktaufnahme mit uns verarbeiten. Für die Nutzung der Software „Kravex" durch unsere Kunden gilt zusätzlich Abschnitt 9.

1. Verantwortlicher

Kravex — Inhaber Alexander Krüchting Tenbusch 17, 48691 Vreden, Deutschland Telefon: +49 176 16712335 E-Mail: info@kravex.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zu benennen (§ 38 BDSG). Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Grundsätze und Begriffe

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen — zum Beispiel Vor- und Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, aber auch die IP-Adresse. Daten, bei denen kein Bezug zu Ihrer Person herstellbar ist (etwa durch Anonymisierung), sind keine personenbezogenen Daten. Jede Verarbeitung (z. B. das Erheben, Speichern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln, Löschen oder Vernichten, Art. 4 Nr. 2 DSGVO) bedarf einer gesetzlichen Rechtsgrundlage oder Ihrer Einwilligung. Verarbeitete personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für eine funktionsfähige Website sowie für die Bereitstellung unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Ihre Anfrage)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse (z. B. sicherer Betrieb der Website)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Ihre Einwilligung, soweit wir sie einholen

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gehostet. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Informationen zur Datenverarbeitung durch Hetzner finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy/

Wir führen keine Zugriffsprotokolle. Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Protokolldateien mit Ihrer IP-Adresse, den aufgerufenen Seiten oder Angaben zu Browser und Betriebssystem gespeichert. Ihre IP-Adresse wird technisch nur für die Dauer der Verbindung verarbeitet — ohne sie ist keine Datenübertragung möglich — und danach nicht aufbewahrt.

Auf Ebene des Servers fallen technische System- und Sicherheitsprotokolle an, etwa Fehlermeldungen von Diensten oder abgewehrte Anmeldeversuche an der Serververwaltung. Sie können IP-Adressen enthalten, dienen ausschließlich dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen und werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Auswertung zu Werbezwecken oder eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Die Website wird über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/TLS) ausgeliefert.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Unsere Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken ein. Es sind keine Dienste wie Google Analytics, Meta-Pixel oder vergleichbare Werkzeuge eingebunden. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Technisch notwendige Cookies werden nur eingesetzt, soweit sie für eine von Ihnen angeforderte Funktion zwingend erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); derzeit ist das ausschließlich im geschützten Redaktionsbereich der Fall (Anmelde-Sitzung, siehe Abschnitt 10).

Reichweitenmessung ohne Cookies. Wir zählen Seitenaufrufe und Besucher unserer Website selbst auf unserem eigenen Server — ohne Cookies, ohne Fremddienste und ohne Protokolldateien. Zur Ermittlung der täglichen Besucherzahl wird aus Ihrer IP-Adresse und Ihrer Browserkennung ein Prüfwert gebildet, der mit einem täglich neu erzeugten Zufallswert verknüpft ist. Dieser Prüfwert wird ausschließlich im Arbeitsspeicher gehalten und nicht gespeichert; der Zufallswert wird mit Ablauf des Tages verworfen, sodass eine Wiedererkennung über den Tag hinaus technisch ausgeschlossen ist. Dauerhaft gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Tageswerte (Anzahl der Aufrufe und Besucher, aufgerufene Seiten, Herkunft der Besucher) ohne Bezug zu einzelnen Personen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung ohne Profilbildung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Schriftarten und externe Inhalte

Alle Schriftarten (Inter) werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es wird keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Fremdservern aufgebaut. Ihre IP-Adresse wird dadurch nicht an Dritte übermittelt.

Wir binden keine Karten-, Video- oder Social-Media-Dienste Dritter ein. Das gilt für unsere Website; zu unseren eigenen Profilen in sozialen Netzwerken siehe Abschnitt 6.

6. Unsere Profile in sozialen Netzwerken und WhatsApp Business

Wir unterhalten eigene Profile bei Facebook, Instagram und TikTok sowie ein WhatsApp-Business-Konto, um über unsere Arbeit zu informieren und ansprechbar zu sein. Auf unserer Website ist davon nichts eingebunden — es werden keine Inhalte, Schaltflächen oder Zählpixel dieser Netzwerke geladen (siehe Abschnitt 5). Die folgenden Hinweise betreffen ausschließlich den Besuch unserer Profile auf den Plattformen selbst.

Wer verantwortlich ist. Rufen Sie eines unserer Profile auf, verarbeiten die Plattformbetreiber Ihre Daten in eigener Verantwortung und nach ihren eigenen Bestimmungen. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss und keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Daten.

Für die Statistiken, die uns die Plattform über die Nutzung unseres Profils bereitstellt (Reichweite, Interaktionen, grobe Angaben zu Region, Alter und Geschlecht — jeweils zusammengefasst, ohne Bezug auf einzelne Personen), sind wir gemeinsam mit dem Anbieter verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Für Facebook und Instagram gilt dafür die von Meta bereitgestellte Seiten-Insights-Ergänzung; Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 05.06.2018 (C-210/16). Wir können diese Statistiken weder abschalten noch auf einzelne Personen zurückführen. Die wesentliche Verantwortung für die dahinterstehende Verarbeitung und für die Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte liegt beim Anbieter; Sie können Ihre Rechte auch unmittelbar dort geltend machen.

Welche Daten bei uns ankommen. Wir selbst sehen und verarbeiten nur, was Sie uns aktiv zusenden: Kommentare, Bewertungen und Direktnachrichten samt Ihrem Profilnamen — bei WhatsApp Business zusätzlich Ihre Rufnummer, den Nachrichteninhalt und den Zeitpunkt. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen, Außendarstellung), bei Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

WhatsApp Business. Die von uns genutzte Anwendung gleicht die im Adressbuch des Geräts gespeicherten Rufnummern mit den Servern des Anbieters ab; das ist technisch Bestandteil des Dienstes und von uns nicht abschaltbar. Bitte senden Sie uns über WhatsApp und über Direktnachrichten keine vertraulichen Angaben — für alles Vertrauliche nutzen Sie bitte E-Mail, Telefon oder das Kontaktformular auf dieser Website.

Speicherdauer. Wir speichern die Statistiken nicht in eigenen Systemen. Nachrichten löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist, spätestens nach sechs Monaten; führt der Kontakt zu einem Vertrag, gelten die Fristen aus Abschnitt 8.

Anbieter und Drittlandbezug. Anbieter von Facebook, Instagram und WhatsApp ist die Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland; Anbieter von TikTok ist die TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, D02 T380, Irland. Beide verarbeiten Daten auch außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; TikTok stützt Übermittlungen nach eigenen Angaben auf Standardvertragsklauseln. Einzelheiten und die Möglichkeiten, der Verarbeitung zu widersprechen, finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Anbieter: Meta, WhatsApp, TikTok.

7. Kontaktaufnahme

6.1 Formulare auf der Website

Auf unserer Website gibt es vier Formulare: das Kontaktformular („Erzählt uns, worum es geht"), die Demo-Anfrage, die Vormerkung und die Partner-Anfrage. Wenn Sie eines davon nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten:

• Name bzw. Ansprechpartner und Betrieb/Unternehmen
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Ihr Anliegen und Ihre Nachricht
• bei der Demo-Anfrage und der Vormerkung zusätzlich das Gewerk, bei der Vormerkung das gewünschte Paket
• bei der Partner-Anfrage zusätzlich Region, Tätigkeitsschwerpunkt und die Zahl der betreuten Betriebe

Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Rückfragen; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Formulardaten werden auf unserem Server in Deutschland verarbeitet und uns per E-Mail zugestellt; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Demo-Anfragen speichern wir zusätzlich in unserem eigenen Verwaltungssystem (Server in Deutschland), um sie zu prüfen und freizugeben und um mehrfache oder missbräuchliche Anfragen zu erkennen. Abgelehnte Demo-Anfragen löschen wir spätestens 12 Monate nach der Entscheidung; bei Freigabe gelten die Fristen des Demo-Zugangs.

Im Übrigen löschen wir die Formulardaten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen — in der Regel spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt. Führt Ihre Anfrage zu einem Vertrag, gelten die handels- und steuerrechtlichen Fristen (siehe Abschnitt 8).

6.2 E-Mail und Telefon

Nehmen Sie per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens auf denselben Rechtsgrundlagen. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails auf dem Übertragungsweg von Dritten mitgelesen werden können.

Unser E-Mail-Postfach wird bei STRATO AG, Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin betrieben; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Informationen zur Datenverarbeitung durch STRATO finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://www.strato.de/datenschutz/

8. Vertragsabwicklung und Aufbewahrung

Kommt ein Vertrag zustande, verarbeiten wir Ihre Bestands-, Vertrags- und Abrechnungsdaten zur Durchführung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Rechnungsstellung und Buchhaltung setzen wir sevDesk (sevDesk GmbH, Im Unteren Angel 1, 77652 Offenburg) als Auftragsverarbeiter ein. Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, Ansprechpartner, Rechnungsbeträge) werden dorthin übermittelt, soweit dies für die Buchhaltung erforderlich ist. Informationen zur Datenverarbeitung durch sevDesk finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://sevdesk.de/datenschutz/ Der SEPA-Lastschrifteinzug selbst erfolgt über unser Kreditinstitut; dazu verarbeiten wir die Mandatsdaten (Kontoinhaber, IBAN, Mandatsreferenz) und übergeben sie dem Kreditinstitut zur Zahlungsabwicklung. Das Kreditinstitut verarbeitet diese Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir gemäß § 147 AO und § 257 HGB 6 bzw. 10 Jahre auf. Die Verarbeitung beruht insoweit auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Nutzung der Software „Kravex"

Für die Nutzung unserer Software durch Kunden gilt Folgendes:

Kundendaten (Daten, die unsere Kunden in der Software verarbeiten): Verarbeitet ein Betrieb in Kravex Daten seiner eigenen Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner, ist der Betrieb Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der mit jedem Kunden geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), der Zweck, Umfang, technisch-organisatorische Maßnahmen und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter regelt. Betroffene Personen wenden sich mit ihren Rechten an den jeweiligen Betrieb.

Nutzungsdaten: Zur Anmeldung verarbeiten wir Zugangsdaten (Login-Kennung, Passwort als Hash, optional zweiter Faktor bzw. Passkey) sowie Anmeldezeitpunkte und IP-Adressen. Anmeldeversuche werden protokolliert, um missbräuchliche Zugriffe zu erkennen; eine Übermittlung der IP-Adresse an Dritte findet dabei nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Systeme und der Kundendaten).

KI-Funktionen (nur im Paket Enterprise): Nutzen Kunden die KI-Funktionen (Assistent, Diktat von Einsatzberichten, Visitenkarten-Scan, Belegerkennung), werden die dafür eingegebenen Inhalte — also die gestellten Fragen und diktierten Texte sowie fotografierte Visitenkarten und Belege einschließlich der darin enthaltenen Kontakt- und Rechnungsdaten — zur Verarbeitung an Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg (Dienst „Amazon Bedrock") übermittelt. Die Verarbeitung findet ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nicht. AWS verarbeitet die Inhalte ausschließlich, um die jeweilige Funktion zu erbringen, speichert die Anfragen und Ergebnisse nicht und verwendet sie nicht zum Training von KI-Modellen; auch der Hersteller der eingesetzten KI-Modelle erhält keine Kundendaten. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag mit AWS (GDPR Data Processing Addendum). Die Funktion ist nur aktiv, wenn sie für den jeweiligen Betrieb freigeschaltet ist; ohne Freischaltung werden keine Inhalte an AWS übermittelt. Einzelheiten regelt der AVV. Informationen zur Datenverarbeitung durch AWS finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://aws.amazon.com/de/privacy/

Für das Diktat stellt der jeweilige Browser die Spracherkennung bereit (Web Speech API): Die Sprachaufnahme (Audiodaten der Diktate) wird dabei je nach Browser zur Umwandlung in Text an dessen Hersteller übertragen — bei Google Chrome an die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. Google LLC. Übertragen werden dabei die Sprachaufnahme sowie technische Verbindungsdaten; Zweck ist allein die Umwandlung von Sprache in Text. Diese Umwandlung erfolgt durch den Browser des Nutzers und liegt außerhalb unseres Einflussbereichs; wer sie nicht nutzen möchte, kann den Text jederzeit von Hand eingeben — die Funktion wird nur auf ausdrückliche Betätigung der Diktat-Taste aktiv. Erst der erkannte Text wird anschließend wie oben beschrieben verarbeitet. Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in deren Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy

Partnerbereich (partner.kravex.de): Für Vertriebspartner betreiben wir einen eigenen Anmeldebereich. Dort verarbeiten wir Zugangsdaten (Login-Kennung, Passwort als Hash, zweiter Faktor), Anmeldezeitpunkte sowie Schulungs- und Prüfungsdaten (Prüfungsversuche mit Zeitpunkt und Ergebnis, Schulungsnachweis). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Partnervertrag) und lit. f DSGVO (Sicherheit der Systeme).

Speicherort und Sicherung: Alle Daten liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH innerhalb der Europäischen Union; das gilt auch für die zusätzliche Sicherungskopie. Auch die KI-Funktionen werden ausschließlich in EU-Rechenzentren verarbeitet (siehe oben); eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt. Es werden täglich Sicherungen erstellt, zusätzlich an einem zweiten Speicherort außerhalb des Produktivsystems. Bei Vertragsende stellen wir die Daten auf Anforderung als Export bereit und löschen sie anschließend fristgerecht.

10. Redaktionsbereich

Der geschützte Redaktionsbereich unserer Website (`/redaktion`) ist ausschließlich für uns selbst bestimmt. Dort werden Anmeldedaten, ein Sitzungs-Cookie sowie ein Änderungsprotokoll (Zeitpunkt und Art der Änderung) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Empfänger und Drittlandübermittlung

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eingesetzte Dienstleister sind vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden:

Daneben erhalten unser Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsabwicklung) und unsere Steuerberatung Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung; sie sind keine Auftragsverarbeiter.

Über die in Abschnitt 6 beschriebenen Profile in sozialen Netzwerken hinaus, bei denen die Plattformbetreiber in eigener Verantwortung auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, findet eine Übermittlung in Drittländer nicht statt.

12. Datensicherheit und Sicherungsmaßnahmen

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Dazu treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Hierzu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung aller Daten (TLS/HTTPS), die Speicherung von Passwörtern ausschließlich als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen sowie tägliche Sicherungen an einem zweiten Speicherort.

Unverschlüsselt preisgegebene Daten — beispielsweise per unverschlüsselter E-Mail — können auf dem Übertragungsweg eventuell von Dritten mitgelesen werden; darauf haben wir keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des jeweiligen Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

13. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@kravex.de.

Beschwerderecht: Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf poststelle@ldi.nrw.de

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 31. August 2026

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